Оффница — это одна из новых должностей, которые недавно появились в российских офисах и стали набирать популярность. Она возникла в ответ на растущую потребность компаний в оптимизации бизнес-процессов и улучшении работы офисов.
Суть работы оффницы заключается в том, чтобы облегчить жизнь всех сотрудников офиса, устроя трудовое пространство таким образом, чтобы оно соответствовало их потребностям и повышало продуктивность труда. Также в обязанности оффницы входит управление офисным оборудованием, подбор канцелярских товаров и контроль использования бюджета компании на эти цели.
Идеальным оффницей может стать человек с высокой культурой коммуникации, ориентированный на результат, умеющий быстро находить решения в нестандартных ситуациях и имеющий знания в области организации пространства и деловой этики.
Роль оффницы в компании
Оффница — это сотрудник компании, который занимается организационными и административными задачами в офисе. Ее роль в компании может быть разной в зависимости от специфики деятельности и размеров компании, но в целом оффница выполняет следующие задачи:
- Организация офисных дел
- Управление офисными ресурсами и поставщиками
- Работа с документацией
- Поддержание офисной атмосферы и коммуникации
- Помощь сотрудникам компании в решении организационных вопросов
Оффница является неотъемлемой частью работы офиса в компании. Она помогает организовать рутинную работу, создает комфортные условия для работы сотрудников и позволяет им сосредоточиться на своих задачах. Без оффницы работа офиса может сложиться с трудностями в организации и взаимодействии внутри команды.
Какие задачи решает оффница в компании
Ответственность за организацию планирования и контроль задач: Оффница отвечает за обеспечение планирования и контроля рутинных задач, которые необходимы для бесперебойного функционирования офиса. Количество задач, которые выполняет оффница, может быть значительным, в зависимости от размера компании и ее потребностей.
Управление документами: Оффница обычно имеет доступ к конфиденциальным документам компании, и ее задача включает в себя управление, классификацию и обработку таких документов. Она должна быть знакома с политикой обработки и хранения конфиденциальной информации, а также сметь анализировать риски.
Поддержка клиентского сервиса: В некоторых компаниях оффница выполняет функцию первого контактного лица, получая звонки и электронные письма от клиентов и направляя их к соответствующим сотрудникам компании. Оффница обрабатывает заявки на услуги, встречается с клиентами и решает их проблемы.
Управление пространством: В обязанности оффницы может входить управление офисным пространством, включая контракты на аренду пространства, управление перемещением между различными офисами и управление мебелью и оборудованием в офисах.
Управление снабжением: В зависимости от размера компании, оффница также отвечает за работу с поставщиками, организацию закупок офисных принадлежностей, управление запасами и обслуживание оборудования.
Коммуникация и координация: Оффница также выполняет функцию коммуникации и координации внутри компании. Она встречает посетителей и гостей, распределяет информацию среди сотрудников и управляет расписанием встреч и мероприятий.
Как видно, роль оффницы в компании крайне важна и иногда неоценимо ценна для бесперебойной работы офиса в целом. Она решает различные задачи, связанные с управлением снабжением, документооборотом, поддержкой клиентского сервиса.
Квалификационные требования для оффницы
Оффница — это специалист, управляющий офисными процессами.’,
‘Сотрудник, занимающий эту должность, должен иметь следующие квалификационные требования:
- Высшее образование в области менеджмента, экономики, юриспруденции или связанных с ними дисциплин;
- Опыт работы в офисной среде от 2 лет;
- Знание организационных процессов в компании и умение их оптимизировать;
- Знание используемых в компании программных продуктов;
- Владение навыками административной и организационной работы;
- Навыки управления временем и задачами;
- Высокие коммуникативные способности и ясность в выражении мыслей.
Оффница также должен быть терпеливым и уметь работать в условиях повышенной нагрузки. Команда, которую управляет оффница, может быть достаточно большой, поэтому хорошее управляющее качество также является важным критерием для этой должности.